نمونه نامه درخواست افزایش 25 درصد قرارداد: راهنمای کامل تنظیم، الزامات قانونی و الگوهای آماده

تهیه و ارسال یک نمونه نامه درخواست افزایش 25 درصد قرارداد، مستلزم آگاهی کامل از مبانی حقوقی، دلایل موجه و نحوه نگارش دقیق آن است. این افزایش که عموماً بر پایه ماده ۲۹ شرایط عمومی پیمان صورت می گیرد، به پیمانکاران امکان می دهد تا تغییرات خارج از پیش بینی را پوشش دهند. مدیریت دقیق و مستندسازی صحیح این فرآیند، کلید موفقیت در تضمین حقوق طرفین است.

در هر پروژه عمرانی و خدماتی، مدیریت دقیق قراردادها از اهمیت حیاتی برخوردار است. با توجه به ماهیت پویا و غیرقابل پیش بینی پروژه ها، بروز تغییراتی در مقادیر کار، اضافه شدن فعالیت های جدید یا مواجهه با نوسانات اقتصادی، امری اجتناب ناپذیر است. در چنین شرایطی، نیاز به افزایش مبلغ قرارداد به منظور پوشش هزینه های اضافی، یک ضرورت منطقی و قانونی محسوب می شود. این فرآیند، که اغلب با استناد به ماده ۲۹ شرایط عمومی پیمان (نشریه ۴۳۱۱) انجام می گیرد، به پیمانکار این امکان را می دهد تا درخواست رسمی افزایش ۲۵ درصدی مبلغ پیمان را به کارفرما ارائه دهد.

این مقاله به عنوان یک راهنمای جامع، به بررسی ابعاد حقوقی و اجرایی درخواست افزایش ۲۵ درصدی مبلغ قرارداد می پردازد. هدف، ارائه بینش عمیق و کاربردی برای تمامی ذینفعان پروژه، از پیمانکاران و مدیران پروژه گرفته تا کارفرمایان و مشاوران حقوقی است. با آگاهی از الزامات قانونی، دلایل موجه و نحوه تنظیم دقیق نامه های رسمی، می توان از بروز اختلافات جلوگیری کرده و همکاری ها را در بستر قانونی و حرفه ای پیش برد.

مفهوم افزایش 25 درصدی قرارداد (پیمان) از دیدگاه حقوقی و اجرایی

یکی از مهمترین ابزارهای مدیریت تغییر در قراردادهای پیمانکاری، سازوکار افزایش ۲۵ درصد مبلغ پیمان است که ریشه های قانونی آن در ماده ۲۹ شرایط عمومی پیمان (نشریه ۴۳۱۱) نهفته است. این ماده، چارچوبی برای رسیدگی به تغییر مقادیر کار یا اضافه شدن کارهای جدید در طول اجرای پروژه ارائه می دهد.

تعریف: افزایش یا کاهش 25 درصدی مبلغ پیمان بر اساس ماده 29 شرایط عمومی پیمان

ماده ۲۹ شرایط عمومی پیمان به صراحت بیان می دارد که «کارفرما می تواند با توافق پیمانکار، مبلغ پیمان را تا ۲۵ درصد مبلغ اولیه پیمان، کاهش یا افزایش دهد.» این بند نه تنها به افزایش، بلکه به کاهش مقادیر کار نیز اشاره دارد. این تغییرات می توانند شامل افزایش مقادیر آیتم های موجود در فهرست بها، یا ابلاغ کارهای جدید باشند که برای تکمیل موضوع پیمان ضروری هستند.

مبنای قانونی: بررسی دقیق ماده 29 و بندهای مرتبط

ماده ۲۹ شرایط عمومی پیمان، مبنای حقوقی اصلی برای افزایش ۲۵ درصد مبلغ پیمان را فراهم می کند. این ماده شامل بندهای متعددی است که هر یک جنبه خاصی از تغییرات را پوشش می دهند:

• بند الف: افزایش یا کاهش مقادیر کار: در صورتی که مقادیر مندرج در فهرست بها و مقادیر اولیه پیمان، در حین اجرا دچار تغییر شوند، مهندس مشاور موظف است این تغییرات را محاسبه و پس از تصویب کارفرما به پیمانکار ابلاغ کند. سقف افزایش یا کاهش در این حالت، ۲۵ درصد مبلغ اولیه پیمان است.
• بند ب: کارهای جدید: اگر در طول اجرای پروژه، انجام کارهای جدیدی که برای تکمیل موضوع پیمان ضروری هستند، از سوی کارفرما یا مهندس مشاور ابلاغ شود، این کارها نیز مشمول همین سازوکار می شوند. جمع بهای کارهای جدید نباید از ۱۰ درصد مبلغ اولیه پیمان تجاوز کند و جمع کلی افزایش (مقادیر و کارهای جدید) نباید از ۲۵ درصد فراتر رود.

این ماده تضمین می کند که تغییرات پروژه، به جای ایجاد بن بست یا اختلاف، در یک چارچوب قانونی و با رعایت حقوق طرفین مدیریت شوند.

چرا افزایش 25 درصد؟ دلایل رایج برای نیاز به افزایش مبلغ

دلایل متعددی می توانند پیمانکار را به ارائه نامه درخواست افزایش مبلغ قرارداد سوق دهند. این دلایل غالباً ناشی از ماهیت پویای پروژه های عمرانی و خدماتی هستند:

• تغییرات در طرح یا مشخصات فنی: گاهی اوقات کارفرما به دلایل مختلف (بهبود کارایی، اعمال مهندسی ارزش، تغییر نیازها) خواستار تغییراتی در طرح اولیه یا مشخصات فنی می شود که مستقیماً منجر به افزایش حجم کار یا پیچیدگی های اجرایی می گردد.
• اضافه کار و مقادیر پیش بینی نشده: برآوردهای اولیه ممکن است دقیق نباشند و در حین اجرا، مشخص شود که مقادیر برخی آیتم ها بیش از حد پیش بینی شده است.
• نوسانات شدید بازار و قیمت ها: افزایش ناگهانی و غیرقابل پیش بینی قیمت مصالح، نیروی انسانی و تجهیزات (به ویژه در قراردادهای بدون تعدیل) می تواند هزینه های پیمانکار را به شدت افزایش دهد.
• اشتباهات در برآورد اولیه: در مواردی، برآورد اولیه احجام کار یا قیمت ها ممکن است دچار خطا باشد که در طول اجرا آشکار می شود.
• تغییرات در مقررات و بخشنامه ها: ابلاغ قوانین یا بخشنامه های جدید دولتی که بر روند اجرا یا هزینه ها تأثیر می گذارند.

تفاوت با تعدیل: توضیح مختصر تفاوت افزایش 25 درصد با مکانیزم تعدیل

یکی از نکات مهم در درک افزایش ۲۵ درصد مبلغ پیمان، تفاوت آن با تعدیل است. اگرچه هر دو مکانیزم به تغییرات مالی در قرارداد می پردازند، اما ماهیت و کاربرد متفاوتی دارند:

• افزایش ۲۵ درصد: عمدتاً به دلیل تغییر مقادیر کار (افزایش حجم آیتم های موجود) یا کارهای جدید (آیتم های جدید و ضروری که در پیمان اولیه نبوده اند) اعمال می شود. این افزایش بر اساس نرخ های واحد پیمان یا قیمت های جدید توافق شده محاسبه می گردد.
• تعدیل: به منظور جبران نوسانات عمومی قیمت ها (تورم) که بر تمامی آیتم های پیمان تأثیر می گذارند، به کار می رود. تعدیل بر اساس شاخص های تعدیل منتشر شده توسط سازمان برنامه و بودجه و برای تمامی کارکردهای انجام شده در دوره های مشخص (فصول) محاسبه می شود و ماهیت آن با تغییر مقادیر یا کارهای جدید متفاوت است.

در برخی موارد، افزایش ۲۵ درصد می تواند با تعدیل همراه باشد، به این صورت که اگر کارهای جدید یا مقادیر افزایش یافته در دوره ای با شاخص تعدیل بالا انجام شوند، مبلغ افزایش یافته خود مشمول تعدیل نیز قرار می گیرد.

دلایل موجه و مستند برای درخواست افزایش 25 درصد

موفقیت در درخواست افزایش ۲۵ درصد مبلغ پیمان، قویاً به ارائه دلایل موجه و مستند بستگی دارد. کارفرما تنها در صورتی با این درخواست موافقت می کند که پیمانکار بتواند به طور قانع کننده و با اتکا به شواهد عینی، لزوم این افزایش را اثبات نماید. در ادامه به تشریح متداول ترین دلایل موجه می پردازیم:

افزایش مقادیر آیتم های موجود در فهرست بها

این مورد یکی از رایج ترین دلایل است. در بسیاری از پروژه ها، به دلیل عدم دسترسی به اطلاعات کامل در مرحله طراحی و برآورد، یا به دلیل تغییرات جزئی در طرح، ممکن است مقادیر برخی از آیتم های موجود در فهرست بها بیش از آنچه در پیمان اولیه ذکر شده، نیاز به اجرا داشته باشند.

• مثال: در یک پروژه راهسازی، پس از شروع عملیات خاکبرداری، به دلیل شرایط غیرمنتظره زمین شناسی، حجم خاکبرداری از ردیف مربوطه در فهرست بها، به میزان قابل توجهی افزایش می یابد. پیمانکار باید دستورکارها، صورت جلسات مهندس مشاور و نقشه های اصلاحی را به عنوان مستندات ارائه دهد.

ابلاغ کارهای جدید توسط کارفرما

گاهی اوقات کارفرما در حین اجرای پروژه، به منظور بهبود عملکرد، رفع نواقص یا پاسخگویی به نیازهای جدید، انجام فعالیت هایی را ابلاغ می کند که در فهرست بها و مقادیر منضم به پیمان اولیه وجود نداشته اند. این موارد تحت عنوان «کارهای جدید» شناخته می شوند. طبق ماده ۲۹ شرایط عمومی پیمان، جمع بهای این کارهای جدید نباید از ۱۰ درصد مبلغ اولیه پیمان تجاوز کند.

• تعریف کار جدید: کاری است که در فهرست بها یا مشخصات فنی پیمان اولیه پیش بینی نشده، اما برای تکمیل موضوع پیمان ضروری است و کارفرما ابلاغ آن را به پیمانکار ضروری می داند.

تغییرات اساسی در مشخصات فنی یا نقشه ها

تغییراتی که در مشخصات فنی یا نقشه های اجرایی پروژه ایجاد می شوند و مستقیماً به افزایش حجم، کیفیت مورد نیاز، یا پیچیدگی کار منجر می شوند، می توانند از دلایل موجه برای درخواست افزایش 25 درصد قرارداد باشند. این تغییرات معمولاً با دستورکارها یا ابلاغیه های رسمی کارفرما یا مشاور صورت می گیرند.

• مثال: تغییر نوع بتن مصرفی از رده C25 به C35 در بخشی از سازه به دلیل الزامات جدید بارگذاری، یا تغییر در ابعاد یک المان سازه ای که افزایش قابل توجهی در حجم آرماتوربندی و بتن ریزی ایجاد می کند.

تأخیرات مجاز ناشی از کارفرما و تأثیر آن بر هزینه های ثابت و سربار پیمانکار

تأخیرات مجاز که به دلیل قصور یا عملکرد کارفرما (مانند عدم تحویل به موقع سایت، تأخیر در ابلاغ دستورکارها، تأخیر در پرداخت صورت وضعیت ها) رخ می دهند، می توانند هزینه های ثابت و سربار پیمانکار را (مانند هزینه های تجهیز کارگاه، هزینه های پرسنلی ثابت، بیمه) به میزان قابل توجهی افزایش دهند. اگرچه این تأخیرات مستقیماً به افزایش مقادیر کار منجر نمی شوند، اما می توانند مبنایی برای مطالبه خسارات یا افزایش مبلغ قرارداد از طریق سازوکارهای خاص باشند و در مواردی به دلیل تأثیر بر بازه اجرای کار، نیاز به افزایش مقادیر را توجیه کنند.

نوسانات شدید و غیرقابل پیش بینی قیمت ها

در شرایط اقتصادی بی ثبات، نوسانات شدید قیمت مصالح، تجهیزات، ارز و دستمزدها می تواند برآورد اولیه را کاملاً بی اعتبار کند. در قراردادهایی که مکانیزم تعدیل پیش بینی نشده است، یا تعدیل نمی تواند تمامی هزینه های اضافی را پوشش دهد، نامه افزایش مبلغ قرارداد به دلیل تورم می تواند راهگشا باشد. پیمانکار باید مستندات متقن از افزایش قیمت ها (فاکتورهای خرید، نرخ های بازار، بخشنامه ها) را ارائه دهد.

اشتباه در برآورد اولیه: چالش ها و راهکارهای اثبات آن

اثبات اشتباه در برآورد اولیه، چالش برانگیز است، زیرا معمولاً مسئولیت برآورد دقیق بر عهده کارفرما یا مشاور است. با این حال، در مواردی که پیمانکار بتواند به وضوح نشان دهد که خطا در برآورد به حدی فاحش بوده که پیش بینی آن در زمان مناقصه غیرممکن بوده و اجرای کار را دچار مشکل اساسی کرده است، می تواند به عنوان دلیلی برای افزایش ۲۵ درصد مبلغ پیمان مطرح شود. مستندات شامل گزارش های فنی، نقشه های زمین شناسی و هرگونه اطلاعاتی است که در زمان برآورد در دسترس نبوده یا به درستی تحلیل نشده است.

«مستندسازی دقیق و جامع، رکن اصلی هر درخواست قانونی و مالی در پروژه های پیمانکاری است. هر دلیلی که برای افزایش مبلغ قرارداد ارائه می شود، باید با شواهد عینی، دستورکارها، صورت جلسات، فاکتورها یا گزارش های فنی پشتیبانی شود.»

اجزای یک نامه درخواست افزایش 25 درصد قرارداد (گام به گام)

تنظیم یک نامه درخواست افزایش 25 درصد قرارداد باید با دقت و رعایت اصول مکاتبات اداری و حقوقی انجام شود تا از اعتبار لازم برخوردار باشد. در این بخش، اجزای کلیدی چنین نامه ای را به تفصیل بررسی می کنیم:

سربرگ رسمی و اطلاعات فرستنده

نامه باید بر روی سربرگ رسمی شرکت پیمانکاری (یا شخص حقیقی پیمانکار) نگاشته شود که حاوی اطلاعات زیر است:

• لوگو شرکت
• نام کامل شرکت/پیمانکار
• شماره ثبت (برای شرکت ها)
• آدرس پستی دقیق
• شماره تماس و ایمیل
• شماره نامه: هر نامه رسمی باید دارای شماره صادره منحصر به فرد باشد.
• تاریخ: تاریخ دقیق نگارش و ارسال نامه.

گیرنده نامه

این بخش باید شامل نام دقیق سازمان کارفرما و سمت مسئول ذی ربط باشد. برای مثال:

• نام گیرنده: جناب آقای/خانم [نام و نام خانوادگی]
• سمت: مدیر محترم پروژه / معاونت فنی و عمرانی / مدیر عامل شرکت [نام شرکت کارفرما]
• آدرس: آدرس پستی سازمان کارفرما.

موضوع نامه

موضوع نامه باید بسیار واضح، صریح و مختصر باشد و به صورت شفاف به محتوای اصلی نامه اشاره کند. این کار به طبقه بندی و پیگیری آسان تر مکاتبات کمک می کند.

• مثال: درخواست افزایش 25 درصدی مبلغ قرارداد شماره [شماره قرارداد] یا درخواست اعمال ماده 29 شرایط عمومی پیمان جهت افزایش مبلغ قرارداد [شماره قرارداد].

ارجاع به قرارداد اصلی

برای ایجاد یک زنجیره منطقی در مکاتبات، لازم است به قرارداد اصلی که مبنای این درخواست است، ارجاع داده شود. این ارجاع شامل موارد زیر است:

• شماره قرارداد: [شماره قرارداد اصلی]
• تاریخ انعقاد قرارداد: [تاریخ]
• موضوع قرارداد: [موضوع دقیق قرارداد، مثلاً: احداث ساختمان اداری، اجرای تأسیسات برق]
• نام طرفین: بین شرکت [نام شرکت پیمانکار] و [نام شرکت کارفرما].

شرح توجیهی و دلایل درخواست

این بخش قلب نامه را تشکیل می دهد و باید با نهایت دقت و تفصیل نگاشته شود. در این قسمت به دلایل موجه افزایش مبلغ قرارداد اشاره شده و باید مستندات مربوطه ضمیمه گردند:

• ارجاع به مستندات پشتیبان: به دستورکارها، صورت جلسات، ابلاغیه ها، نقشه های اصلاحی، بخشنامه ها و هرگونه سند رسمی که مبنای تغییرات است، اشاره شود. (مثال: مطابق دستورکار شماره [شماره دستورکار] مورخ [تاریخ دستورکار]…)
• شرح دقیق آیتم های افزایش یافته یا کارهای جدید: به صورت جزئی و با ذکر ردیف های فهرست بها (در صورت افزایش مقادیر) یا شرح کامل کارهای جدید، توضیح داده شود.
• تأثیر دلایل بر مبلغ و مدت قرارداد: چگونگی تأثیر این تغییرات بر افزایش حجم کار، هزینه ها و مدت زمان لازم برای تکمیل پروژه به صورت منطقی و قابل فهم تشریح گردد.

جدول مقایسه ای و مبلغ درخواستی

برای شفافیت و سهولت در بررسی، ارائه یک جدول مقایسه ای از مقادیر اولیه، مقادیر افزایش یافته و مبلغ حاصل از آن ضروری است. این جدول باید شامل ستون های زیر باشد:

ردیف	شرح آیتم/کار	واحد	مقدار اولیه (پیمان)	مقدار افزایش یافته	مقدار نهایی	بهای واحد (ریال)	مبلغ اولیه (ریال)	مبلغ افزایش یافته (ریال)	مبلغ نهایی (ریال)
۱	خاکبرداری با بیل مکانیکی	متر مکعب	۵۰۰۰	۱۲۰۰	۶۲۰۰	۴۵۰۰۰	۲۲۵,۰۰۰,۰۰۰	۵۴,۰۰۰,۰۰۰	۲۷۹,۰۰۰,۰۰۰
۲	بتن ریزی فونداسیون	متر مکعب	۱۰۰۰	۳۰۰	۱۳۰۰	۲,۰۰۰,۰۰۰	۲,۰۰۰,۰۰۰,۰۰۰	۶۰۰,۰۰۰,۰۰۰	۲,۶۰۰,۰۰۰,۰۰۰
…	…	…	…	…	…	…	…	…	…
جمع کل مبلغ اولیه پیمان								[مبلغ کل اولیه پیمان] ریال
جمع کل مبلغ افزایش یافته درخواستی								[مبلغ کل افزایش یافته] ریال
جمع کل مبلغ پیمان پس از افزایش (درخواست نهایی)								[مبلغ نهایی پیمان] ریال
درصد افزایش نسبت به مبلغ اولیه پیمان								[درصد دقیق] %

در نهایت، جمع بندی مبلغ کل درخواستی و ذکر درصد افزایش نسبت به مبلغ اولیه پیمان به طور شفاف ارائه شود.

درخواست اقدام و ابلاغ

در این قسمت، به وضوح از کارفرما درخواست می شود که نسبت به بررسی و تأیید درخواست، صدور دستور پرداخت یا ابلاغ رسمی الحاقیه اقدام نماید.

• مثال: لذا خواهشمند است دستور فرمایید مراتب فوق مورد بررسی قرار گرفته و در صورت تأیید، نسبت به ابلاغ رسمی الحاقیه افزایش مبلغ قرارداد و همچنین تمدید مدت پیمان (در صورت لزوم) اقدامات مقتضی مبذول فرمایند.

پیوست ها

لیست دقیق کلیه مستنداتی که به همراه نامه ارسال می شوند، در این بخش قید می گردد. این پیوست ها، اعتبار و قدرت استدلال نامه را به شدت افزایش می دهند.

• دستورکارها و ابلاغیه های کارفرما/مشاور
• صورت جلسات فنی و اجرایی
• نقشه های اصلاحی و جزئیات اجرایی
• آنالیز قیمت آیتم های جدید (در صورت لزوم)
• جدول مقایسه مقادیر (با جزئیات کامل)
• گزارش های فنی و زمین شناسی (در صورت لزوم)
• فاکتورهای خرید و نرخ های بازار (برای توجیه نوسانات قیمت)

امضا و مهر پیمانکار

نامه باید با امضای مجاز (مدیر عامل، صاحب امضای مجاز) و مهر رسمی شرکت پیمانکاری به پایان برسد. این بخش اعتبار حقوقی نامه را تأیید می کند.

نمونه نامه های درخواست افزایش 25 درصد قرارداد (الگوهای آماده و قابل ویرایش)

در این بخش، الگوهایی کاربردی برای تنظیم نمونه نامه درخواست افزایش 25 درصد قرارداد در سناریوهای مختلف ارائه شده است. این الگوها به گونه ای طراحی شده اند که با جایگزینی اطلاعات مربوط به پروژه شما، قابل استفاده باشند.

نمونه 1: نامه درخواست افزایش 25 درصدی به دلیل افزایش مقادیر کار (عمومی)

[سربرگ رسمی شرکت پیمانکاری]

تاریخ: [تاریخ نگارش نامه]
شماره: [شماره نامه صادره]
پیوست: دارد (مطابق لیست پیوست)

گیرنده:
جناب آقای/خانم [نام و نام خانوادگی]
سمت: مدیر محترم پروژه [نام پروژه] / معاونت فنی و عمرانی
سازمان: [نام سازمان کارفرما]
آدرس: [آدرس کارفرما]

موضوع: درخواست افزایش 25 درصدی مبلغ قرارداد شماره [شماره قرارداد]

با سلام و احترام،

بدین وسیله در خصوص قرارداد شماره [شماره قرارداد] مورخ [تاریخ انعقاد قرارداد] با موضوع [موضوع قرارداد]، منعقد شده بین این شرکت و آن سازمان محترم، به استحضار می رساند که در طول فاز اجرایی پروژه، به دلیل [شرح مختصر دلیل کلی، مثلاً: تغییرات ابلاغی در طرح اولیه / شرایط اجرایی پیش بینی نشده در برآورد اولیه]، مقادیر برخی از آیتم های مندرج در فهرست بهای پیمان دچار افزایش قابل توجهی گردیده اند.

این افزایش مقادیر، عمدتاً بر اساس [ارجاع به دستورکارها یا صورت جلسات، مثلاً: دستورکار شماره [شماره دستورکار] مورخ [تاریخ دستورکار] و صورت جلسه فنی شماره [شماره صورت جلسه] مورخ [تاریخ صورت جلسه]] ابلاغ و به مرحله اجرا درآمده است. جزئیات کامل افزایش مقادیر و مبالغ مربوطه در جدول مقایسه ای پیوست این نامه، به تفکیک ردیف های فهرست بها، ارائه شده است.

بر اساس محاسبات انجام شده (که در جدول پیوست قابل مشاهده است)، جمع مبلغ افزایش یافته ناشی از تغییر مقادیر، معادل [مبلغ کل افزایش یافته] ریال می باشد که [درصد افزایش] درصد مبلغ اولیه پیمان را تشکیل می دهد و در چارچوب ماده 29 شرایط عمومی پیمان (نشریه 4311) قرار دارد.

لذا، با استناد به ماده 29 شرایط عمومی پیمان و با توجه به مستندات پیوست، خواهشمند است دستور فرمایید مراتب فوق مورد بررسی و تأیید قرار گرفته و نسبت به ابلاغ رسمی الحاقیه افزایش مبلغ قرارداد فوق الذکر، اقدامات لازم مبذول فرمایند.

پیشاپیش از همکاری و مساعدت حضرتعالی کمال تشکر را داریم.

با تقدیم احترام،

[نام شرکت پیمانکاری]
[نام و نام خانوادگی نماینده مجاز]
[سمت]
[مهر و امضای شرکت]

لیست پیوست ها:
1.  جدول مقایسه ای مقادیر و مبالغ افزایش یافته (با جزئیات)
2.  دستورکارها/ابلاغیه های کارفرما/مشاور (شماره و تاریخ)
3.  صورت جلسات فنی و اجرایی مرتبط (شماره و تاریخ)
[سایر مستندات مرتبط]

نمونه 2: نامه درخواست افزایش 25 درصدی به دلیل اضافه شدن کارهای جدید

[سربرگ رسمی شرکت پیمانکاری]

تاریخ: [تاریخ نگارش نامه]
شماره: [شماره نامه صادره]
پیوست: دارد (مطابق لیست پیوست)

گیرنده:
جناب آقای/خانم [نام و نام خانوادگی]
سمت: مدیر محترم [بخش مربوطه کارفرما]
سازمان: [نام سازمان کارفرما]
آدرس: [آدرس کارفرما]

موضوع: درخواست افزایش 25 درصدی مبلغ قرارداد شماره [شماره قرارداد] به دلیل اجرای کارهای جدید

با سلام و احترام،

احتراماً، پیرو قرارداد شماره [شماره قرارداد] مورخ [تاریخ انعقاد قرارداد] با موضوع [موضوع قرارداد]، به استحضار می رساند که در راستای تکمیل بهینه و ارتقاء کارایی پروژه، آن سازمان محترم از طریق [ارجاع به مستند، مثلاً: دستورکار شماره [شماره دستورکار] مورخ [تاریخ دستورکار]]، انجام چندین فعالیت جدید را ابلاغ فرموده اید که در فهرست بها و مقادیر اولیه پیمان پیش بینی نشده بودند.

این کارهای جدید، شامل [شرح مختصر کارهای جدید، مثلاً: اجرای سیستم تهویه مطبوع جدید / احداث یک مسیر دسترسی اضافی / اصلاحات سازه ای] می باشند. جزئیات و شرح فنی کامل این کارهای جدید، به همراه آنالیز قیمت پیشنهادی این شرکت برای هر یک از آیتم های جدید، در پیوست های این نامه ارائه شده است.

با توجه به محاسبات انجام شده، جمع بهای این کارهای جدید بالغ بر [مبلغ کل کارهای جدید] ریال می باشد که [درصد] درصد مبلغ اولیه پیمان را شامل می شود (که در سقف ۱۰ درصد کارهای جدید ماده ۲۹ قرار دارد). همچنین، مجموع افزایش ناشی از این کارهای جدید و هرگونه افزایش مقادیر دیگر، در مجموع [درصد کل افزایش] درصد از مبلغ اولیه پیمان را تشکیل می دهد که در چارچوب سقف ۲۵ درصدی ماده 29 شرایط عمومی پیمان (نشریه 4311) است.

لذا، خواهشمند است دستور فرمایید ضمن بررسی آنالیز قیمت های پیشنهادی، نسبت به تأیید کارهای جدید و ابلاغ رسمی الحاقیه افزایش مبلغ قرارداد بر اساس ماده 29 شرایط عمومی پیمان، اقدامات مقتضی را مبذول فرمایید.

پیشاپیش از حسن توجه و همکاری جنابعالی سپاسگزاریم.

با تقدیم احترام،

[نام شرکت پیمانکاری]
[نام و نام خانوادگی نماینده مجاز]
[سمت]
[مهر و امضای شرکت]

لیست پیوست ها:
1.  جدول کارهای جدید با شرح و آنالیز قیمت
2.  دستورکارها/ابلاغیه های کارفرما/مشاور مربوط به کارهای جدید
3.  نقشه ها و جزئیات فنی کارهای جدید
[سایر مستندات مرتبط]

نمونه 3: نامه درخواست افزایش 25 درصدی با استناد به نوسانات قیمت مصالح/بازار

[سربرگ رسمی شرکت پیمانکاری]

تاریخ: [تاریخ نگارش نامه]
شماره: [شماره نامه صادره]
پیوست: دارد (مطابق لیست پیوست)

گیرنده:
جناب آقای/خانم [نام و نام خانوادگی]
سمت: [سمت مسئول مربوطه]
سازمان: [نام سازمان کارفرما]
آدرس: [آدرس کارفرما]

موضوع: درخواست بازنگری مبلغ قرارداد شماره [شماره قرارداد] (افزایش 25 درصدی) به دلیل نوسانات شدید قیمت ها

با سلام و احترام،

پیرو قرارداد شماره [شماره قرارداد] مورخ [تاریخ انعقاد قرارداد] با موضوع [موضوع قرارداد]، به استحضار می رساند که در دوره پس از انعقاد قرارداد و به ویژه در فاز اجرایی، بازار اقتصاد کشور با نوسانات شدید و غیرقابل پیش بینی در قیمت مصالح و تجهیزات اصلی پروژه (نظیر [ذکر چند نمونه مصالح مهم: سیمان، میلگرد، فولاد، قیر و...]) و همچنین دستمزد نیروی انسانی، مواجه گردیده است.

این افزایش غیرمنتظره و خارج از کنترل پیمانکار، منجر به افزایش قابل توجه هزینه های اجرایی گردیده و ادامه کار با قیمت های اولیه پیمان را با مشکلات جدی همراه ساخته است. [در صورت عدم وجود تعدیل در قرارداد: با توجه به اینکه در قرارداد حاضر، مکانیزم تعدیل پیش بینی نشده است، این شرکت چاره ای جز درخواست بازنگری در مبلغ پیمان ندارد.] / [در صورت وجود تعدیل اما عدم پوشش کافی: اگرچه مکانیزم تعدیل در قرارداد پیش بینی شده است، اما شاخص های تعدیل قادر به پوشش کامل نوسانات حاد و بی سابقه بازار نبوده و جبران خسارات وارده را میسر نمی سازند.]

بر اساس بررسی های دقیق انجام شده و مستندات پیوست (شامل [مثال: فاکتورهای خرید، نرخ های بازار از مراجع معتبر، گزارشات تحلیل قیمت])، برای جبران بخش قابل توجهی از این خسارات و امکان ادامه اجرای پروژه با کیفیت مطلوب، درخواست افزایش مبلغ قرارداد تا سقف 25 درصد مبلغ اولیه پیمان، معادل [مبلغ کل افزایش یافته] ریال، با استناد به اصول انصاف و حفظ تعادل در قرارداد، و در چارچوب بندهای مشابه ماده 29 شرایط عمومی پیمان، ارائه می گردد.

لذا، خواهشمند است دستور فرمایید نسبت به بررسی دقیق این موضوع و تأیید افزایش 25 درصدی مبلغ قرارداد و ابلاغ الحاقیه مربوطه، اقدامات لازم مبذول فرمایند.

از همکاری و درایت حضرتعالی در حل این چالش، کمال تشکر را داریم.

با تقدیم احترام،

[نام شرکت پیمانکاری]
[نام و نام خانوادگی نماینده مجاز]
[سمت]
[مهر و امضای شرکت]

لیست پیوست ها:
1.  فاکتورهای خرید مصالح با تاریخ های مربوطه
2.  گزارش تحلیل قیمت مصالح و دستمزد در دوره اجرا
3.  نرخ های مصوب بازار (در صورت وجود)
[سایر مستندات مرتبط]

نمونه 4: نامه درخواست افزایش 25 درصدی به همراه درخواست تمدید مدت قرارداد

[سربرگ رسمی شرکت پیمانکاری]

تاریخ: [تاریخ نگارش نامه]
شماره: [شماره نامه صادره]
پیوست: دارد (مطابق لیست پیوست)

گیرنده:
جناب آقای/خانم [نام و نام خانوادگی]
سمت: [سمت مسئول مربوطه]
سازمان: [نام سازمان کارفرما]
آدرس: [آدرس کارفرما]

موضوع: درخواست افزایش 25 درصدی مبلغ قرارداد شماره [شماره قرارداد] و تمدید مدت پیمان

با سلام و احترام،

پیرو قرارداد شماره [شماره قرارداد] مورخ [تاریخ انعقاد قرارداد] با موضوع [موضوع قرارداد]، به استحضار می رساند که در طول اجرای پروژه، به دلایل [شرح دلایل، مثلاً: افزایش قابل توجه مقادیر آیتم های [ذکر چند آیتم]، و ابلاغ کارهای جدید نظیر [ذکر چند کار جدید]] که در مستندات پیوست (شامل دستورکارها و صورت جلسات) به تفصیل شرح داده شده است، حجم کلی کار به نحو چشمگیری افزایش یافته است.

بر اساس محاسبات انجام شده، مبلغ افزایش یافته ناشی از این تغییرات و کارهای جدید، بالغ بر [مبلغ کل افزایش یافته] ریال می باشد که [درصد افزایش] درصد مبلغ اولیه پیمان را تشکیل می دهد و در چارچوب ماده 29 شرایط عمومی پیمان (نشریه 4311) قرار می گیرد. جزئیات کامل این محاسبات در جدول مقایسه ای پیوست ارائه شده است.

از آنجا که افزایش حجم و پیچیدگی کار، مستقیماً بر برنامه زمانبندی اولیه پروژه نیز تأثیرگذار بوده است، تکمیل تعهدات این شرکت در مدت زمان اولیه پیمان، عملاً غیرممکن می باشد. بر اساس آنالیز زمانبندی (پیوست)، برای اجرای تمامی مقادیر افزایش یافته و کارهای جدید، حداقل به [مدت زمان اضافی به ماه/روز] زمان اضافی نیاز است.

لذا، با استناد به ماده 29 شرایط عمومی پیمان و با توجه به مستندات پیوست، خواهشمند است دستور فرمایید ضمن بررسی موارد فوق، نسبت به تأیید افزایش 25 درصدی مبلغ قرارداد و همچنین تمدید مدت پیمان به مدت [مدت زمان اضافی]، اقدامات مقتضی را مبذول فرمایند تا امکان اتمام پروژه در چارچوب قانونی و با کیفیت مطلوب فراهم گردد.

از همکاری و توجه جنابعالی کمال تشکر را داریم.

با تقدیم احترام،

[نام شرکت پیمانکاری]
[نام و نام خانوادگی نماینده مجاز]
[سمت]
[مهر و امضای شرکت]

لیست پیوست ها:
1.  جدول مقایسه ای مقادیر و مبالغ افزایش یافته (با جزئیات)
2.  دستورکارها/ابلاغیه های کارفرما/مشاور مربوطه
3.  صورت جلسات فنی و اجرایی مرتبط
4.  گزارش تحلیل زمانبندی و دلایل تمدید مدت
[سایر مستندات مرتبط]

نکات مهم و توصیه های کلیدی برای موفقیت در درخواست

تنظیم و ارسال نامه درخواست افزایش مبلغ قرارداد تنها بخشی از فرآیند است. موفقیت در تأیید این درخواست، نیازمند رعایت نکات کلیدی و استراتژی های صحیح است:

زمان بندی ارسال نامه: اهمیت ارسال به موقع

ارسال به موقع نامه از اهمیت بالایی برخوردار است. درخواست افزایش مبلغ باید قبل از اتمام مدت قرارداد یا تحویل موقت پروژه به کارفرما ابلاغ شود. تأخیر در ارسال می تواند به معنای عدم پذیرش مسئولیت کارفرما برای تغییرات باشد. همچنین، بهتر است درخواست ها در زمان خود بروز شوند و تجمیع نشوند.

مستندسازی دقیق: مستندات، قدرت شماست

این جمله یک اصل طلایی در پیمانکاری است. هر ادعا یا درخواستی بدون مستندات کافی بی اعتبار است. تمامی دستورکارها، صورت جلسات فنی، ابلاغیه ها، نقشه های اصلاحی، مکاتبات، فاکتورهای خرید، گزارش های هواشناسی و هرگونه مدرک دال بر تغییرات باید به دقت جمع آوری، شماره گذاری و آرشیو شوند. این مستندات باید به طور دقیق در پیوست نامه ذکر گردند.

پیگیری مستمر: روش های پیگیری و ثبت مکاتبات

پس از ارسال نامه، پیگیری مستمر و ثبت تمامی مکاتبات و جلسات مربوط به آن ضروری است. پیگیری می تواند از طریق تماس تلفنی، ایمیل رسمی یا درخواست جلسه حضوری با کارفرما یا مشاور انجام شود. اطمینان حاصل کنید که هر پیگیری و پاسخ دریافتی، به صورت کتبی ثبت و مستند شود.

بررسی قرارداد اصلی: توجه به بندهای خاص قرارداد

پیش از هرگونه درخواستی، متن قرارداد اصلی و هرگونه الحاقیه قبلی را به دقت مطالعه کنید. ممکن است بندهای خاصی در قرارداد وجود داشته باشند که بر نحوه افزایش 25 درصد مبلغ پیمان تأثیر بگذارند یا شرایط خاصی را برای آن تعیین کرده باشند. این بندها می توانند شامل مکانیزم های حل اختلاف، شرایط خاص تعدیل، یا نحوه قیمت گذاری کارهای جدید باشند.

لحن حرفه ای و مستدل: اجتناب از ابراز احساسات

نامه باید با لحنی کاملاً حرفه ای، مستدل و فارغ از هرگونه ابراز احساسات (مانند گلایه یا تهدید) نوشته شود. تمرکز باید بر واقعیات، ارقام، مستندات و استدلال های حقوقی و فنی باشد. احترام متقابل در مکاتبات، به حفظ روابط و تسهیل فرآیند کمک می کند.

درخواست فراتر از 25 درصد: راهکارها و مراحل قانونی

در برخی پروژه ها، به دلایل بسیار خاص و خارج از پیش بینی، حجم تغییرات از سقف ۲۵ درصد نیز فراتر می رود. در چنین مواردی، طبق ماده ۳۰ شرایط عمومی پیمان، ادامه کار تنها در صورت توافق کتبی طرفین امکان پذیر است. کارفرما نمی تواند پیمانکار را مجبور به اجرای بیش از ۲۵ درصد کند. راهکارهای ممکن عبارتند از:

• توافق کتبی جدید: امضای یک الحاقیه یا متمم جدید که به صراحت افزایش بیش از ۲۵ درصد و شرایط آن را شامل شود.
• ترک تشریفات مناقصه: در برخی موارد، اگر ادامه کار با همان پیمانکار به صلاح کارفرما باشد، ممکن است با تصویب مراجع ذی صلاح، انجام ادامه کار از طریق ترک تشریفات مناقصه به همان پیمانکار واگذار شود.
• مناقصه مجدد: کارفرما می تواند برای بخش های باقی مانده و مازاد بر سقف ۲۵ درصد، مناقصه جدید برگزار کند.

محدودیت های قانونی و حقوقی: موارد عدم شمول یا رد درخواست

پیمانکار باید از محدودیت های قانونی نیز آگاه باشد. کارفرما می تواند درخواست افزایش را در موارد زیر رد کند:

• عدم ارائه مستندات کافی و معتبر.
• عدم انطباق دلایل با مفاد ماده ۲۹ شرایط عمومی پیمان.
• تجاوز از سقف های مجاز (مثلاً ۱۰ درصد کارهای جدید یا ۲۵ درصد کل افزایش بدون توافق کتبی).
• اگر تغییرات خارج از چارچوب موضوع اصلی قرارداد باشد.
• عدم رعایت زمان بندی ارسال درخواست.

شناخت دقیق این نکات و پیاده سازی آن ها در فرآیند درخواست افزایش ۲۵ درصد مبلغ پیمان، احتمال موفقیت شما را به طرز چشمگیری افزایش خواهد داد.

نتیجه گیری

مدیریت کارآمد قراردادها در پروژه های عمرانی و خدماتی، به ویژه در مواجهه با تغییرات پیش بینی نشده، نقشی اساسی در موفقیت پروژه و حفظ حقوق طرفین ایفا می کند. نمونه نامه درخواست افزایش 25 درصد قرارداد، ابزاری حیاتی برای پیمانکاران است تا بتوانند به صورت رسمی و مستند، هزینه های اضافی ناشی از افزایش مقادیر کار، کارهای جدید یا نوسانات بازار را مطالبه کنند.

آگاهی کامل از ماده ۲۹ شرایط عمومی پیمان (نشریه ۴۳۱۱)، دلایل موجه برای درخواست افزایش، و نحوه صحیح تنظیم نامه، از جمله ارکان اصلی این فرآیند هستند. مستندسازی دقیق، پیگیری مستمر و رعایت اصول مکاتبات حرفه ای، کلید تبدیل چالش های قراردادی به فرصت هایی برای پیشبرد موفقیت آمیز پروژه و تضمین پایداری مالی پیمانکار است. با درک عمیق این اصول و استفاده از الگوهای ارائه شده، می توانید با اطمینان بیشتری به مدیریت تغییرات قرارداد بپردازید و به افزایش 25 درصد مبلغ پیمان، به گونه ای موثر دست یابید.